Cómo se demuestra la competencia de una persona

El expediente del soldador tiene el certificado del curso de soldadura de hace seis años, la constancia de inducción y su título de técnico. El auditor pregunta cómo sabe la empresa que hoy suelda dentro de especificación, y no hay nada: ninguna calificación vigente, ninguna evaluación de desempeño en la técnica, ningún resultado de inspección ligado a él. El expediente está completo en formación y vacío en competencia, que son cosas distintas y la norma pide la segunda.

Los cuatro pasos que pide el requisito

• —Determinar la competencia necesaria de las personas que realizan trabajo que afecta al desempeño y la eficacia del sistema.
• —Asegurarse de que esas personas sean competentes, con base en la educación, la formación o la experiencia apropiadas.
• —Cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas.
• —Conservar la información documentada apropiada como evidencia de la competencia.

Formación no es competencia

La distinción es la que decide la mayoría de los hallazgos. La formación es el insumo: el curso, las horas, el instructor, la constancia. La competencia es el resultado: la capacidad demostrada de aplicar conocimientos y habilidades para lograr lo previsto. Una persona puede haber tomado el curso y no ser competente, y otra puede ser competente sin haber tomado ninguno, porque la norma acepta explícitamente la experiencia como base. Guardar constancias es cumplir con la evidencia de formación, no con la de competencia.

La educación, la formación o la experiencia

La conjunción es disyuntiva y eso abre una salida práctica que muchas empresas no usan. Un operador con quince años en el puesto y desempeño demostrable es competente por experiencia, y lo que hay que conservar es la evidencia de esa experiencia y de su desempeño, no mandarlo a un curso para tener un papel. Al revés también aplica: un recién egresado con el título correcto todavía no acredita competencia en un puesto crítico hasta que alguien verifique que ejecuta bien.

Evaluar la eficacia de la acción tomada

Este es el paso que falta en casi todos los sistemas. Si se detectó una brecha y se dio una capacitación, hay que comprobar después que la brecha se cerró, y la encuesta de satisfacción del curso no comprueba eso: mide si el curso gustó. Lo que evalúa eficacia es la observación del trabajo real, una prueba de ejecución, el comportamiento posterior del indicador que motivó la acción o la reducción de los errores que se querían corregir. Sin ese cierre, el requisito queda a la mitad.

Cómo se determina la competencia necesaria

El punto de partida es el proceso, no el organigrama. Por cada actividad que afecta al desempeño se define qué debe saber hacer quien la ejecuta y cómo se comprueba: para una inspección visual, agudeza visual verificada y una prueba con piezas patrón; para operar un equipo crítico, una calificación práctica con vigencia; para auditar, formación en la norma más experiencia auditando. Ese perfil por actividad es más útil que la descripción de puesto, porque es lo que se puede verificar.

Los puestos críticos y la rotación

La matriz de competencia sirve para algo más que auditar: muestra en qué actividades críticas hay una sola persona calificada. En Nuevo León, donde el acero, la química y la manufactura pesada de Monterrey dependen de operadores con calificaciones específicas y la rotación entre plantas es alta, esa matriz es la que anticipa el paro que va a ocurrir cuando esa persona falte. En la Consultoría ISO 9001 en Monterrey se arma con esa doble lectura, porque el mismo registro que cumple el requisito es el que dice dónde hay que formar un respaldo antes de necesitarlo.