Qué es un certificado de conformidad y qué incluye

El taller entregó un lote de herrajes maquinados con su reporte dimensional completo, la trazabilidad del material y un certificado firmado por el gerente de calidad. El cliente lo rechazó sin abrir la caja. El certificado citaba la revisión F del dibujo y la orden de compra pedía la revisión G, liberada dos meses antes. Las piezas estaban bien hechas contra el dibujo equivocado, y el documento que debía detectarlo fue el mismo que lo ocultó, porque se había copiado del embarque anterior.

Qué es un certificado de conformidad

Un certificado de conformidad es la declaración formal con la que un proveedor afirma que el producto que embarca cumple con los requisitos del pedido: el dibujo y su revisión, las especificaciones aplicables, los procesos realizados y la cantidad acordada. Es un documento de liberación, no un reporte de resultados. Acompaña al embarque y forma parte del paquete de datos de calidad que el cliente archiva como evidencia de que recibió producto conforme.

Conviene distinguirlo de otros documentos con los que se confunde. El reporte dimensional presenta mediciones reales contra el dibujo. El certificado de material que emite la acería, en el esquema de la norma europea de tipos de documentos de inspección, presenta la composición química y las propiedades mecánicas de la colada con resultados propios. El certificado de análisis de un laboratorio presenta los resultados de los ensayos. El certificado de conformidad puede referenciar a todos ellos, pero lo que aporta es la declaración: alguien con autoridad firma que lo embarcado cumple.

Qué debe incluir

• —Identificación del proveedor y, cuando el cliente lo exige, su código de proveedor y su número de aprobación.
• —Número de orden de compra y, si aplica, la línea o partida a la que corresponde el embarque.
• —Número de parte del cliente y la revisión del dibujo o de la especificación contra la que se fabricó.
• —Cantidad embarcada y su unidad, que debe coincidir con la lista de empaque.
• —Identificación del lote, la colada o los números de serie, para que el documento sea trazable a producto concreto y no al número de parte en general.
• —Las especificaciones aplicables con su revisión: material, tratamiento, recubrimiento, ensayo no destructivo, empaque.
• —Los procesos especiales realizados, quién los hizo y bajo qué aprobación, cuando se subcontrataron.
• —La declaración de conformidad propiamente dicha, con el texto que exija el cliente, y cuando corresponde la declaración de que no se incorporaron partes falsificadas.
• —El país de origen y los datos aduanales cuando el producto cruza frontera.
• —Nombre, puesto, firma y fecha de la persona autorizada para liberar, no de quien fabricó.
• —La referencia a los registros que respaldan la declaración y dónde se conservan.

Quién puede firmarlo

La firma es lo que convierte el documento en una declaración y no en un formato. Debe emitirla una persona con autoridad delegada por escrito para liberar producto, lo que implica que exista una lista vigente de firmas autorizadas con su alcance, y que esa autoridad esté separada de quien fabricó la pieza. En la cadena aeroespacial esa separación es explícita y el cliente puede pedir la evidencia de la delegación. Firmar por costumbre, o que firme quien esté disponible, es una no conformidad esperando a que alguien la busque.

Cómo encaja en el sistema de calidad

La ISO 9001 pide que el producto no se libere hasta que se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas, y que se conserve evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación junto con la trazabilidad a la persona que autoriza la liberación. El certificado de conformidad es exactamente esa evidencia cuando el producto sale hacia el cliente. Del lado de las compras, la norma pide comunicar a los proveedores externos los requisitos de aprobación, de competencia y de liberación, así que el contenido del certificado que se exige a un proveedor debe estar escrito en la orden de compra o en el acuerdo de calidad, no supuesto.

Errores frecuentes

• —Copiar el certificado del embarque anterior y no verificar la revisión vigente del dibujo.
• —Emitirlo a nivel de número de parte, sin lote ni serie, con lo que deja de ser trazable.
• —Firmarlo la misma persona que produjo, sin autoridad de liberación delegada.
• —Declarar procesos especiales sin nombrar al procesador ni su aprobación.
• —Usar un formato propio cuando el cliente exige uno específico o un texto literal de declaración.
• —Que la cantidad del certificado no coincida con la lista de empaque ni con la factura.
• —No conservar la copia del certificado emitido, con lo que no hay forma de reconstruir qué se declaró.
• —Aceptar de los proveedores certificados incompletos porque el material se necesita para producir.

Dónde se rompe en la operación

El certificado se genera en el último paso, cuando el embarque está armado y el transporte espera, y esa es su debilidad. Quien lo emite rara vez tiene a la vista la revisión vigente del dibujo, el aviso de cambio del cliente y el registro del proceso subcontratado al mismo tiempo, así que toma el documento anterior y actualiza la cantidad. En Querétaro, donde los talleres y los proveedores de primer nivel del sector aeroespacial embarcan con paquetes de datos de calidad que el cliente revisa documento por documento, un certificado mal citado detiene el lote completo aunque la pieza esté bien. Que el documento de liberación se arme con la revisión vigente y no con la memoria del embarque pasado es parte de lo que se estructura en la Consultoría ISO 9001 en Querétaro, donde el control de documentos externos del cliente llega hasta la mesa de embarque.

En resumen

El certificado de conformidad es la declaración firmada de que lo embarcado cumple con el pedido. No presenta resultados: los referencia. Debe identificar la orden de compra, el número de parte con su revisión vigente, el lote o la serie, las especificaciones y los procesos especiales aplicados, y debe firmarlo una persona con autoridad de liberación delegada. Su contenido se acuerda con el cliente por escrito, y su valor depende por completo de que la revisión que cita sea la que realmente estaba vigente cuando se fabricó.