Software de gestión documental para sistemas de gestión
Procedimientos, políticas y registros con control de versiones, aprobaciones digitales y alertas de vencimiento. La cláusula 7.5, resuelta.
Empresas que ya confían en Consultto
El problema nunca fue escribir el procedimiento. Fue mantenerlo vivo.
Casi todas las empresas certificadas tienen los documentos. Lo que no tienen es la certeza de cuál es la versión vigente, quién la aprobó, quién la está usando en piso y cuándo hay que revisarla.
Por eso el hallazgo más común en auditoría no es la falta de un documento — es un documento obsoleto circulando, o una firma que nadie encuentra. Ahí es donde la carpeta compartida deja de alcanzar.
Tres archivos "final"
Nadie sabe cuál rige, así que cada quien usa el que tiene a la mano. El auditor encuentra la versión vieja en piso.
Firmas en papel
La evidencia de aprobación vive en una carpeta física que hay que ir a buscar — y que a veces ya nadie encuentra.
Vencimientos invisibles
Los documentos caducan en silencio. Te enteras el día de la auditoría, cuando ya es un hallazgo.
Tres cosas que una carpeta compartida nunca va a hacer
Versionar, aprobar y vigilar. Es todo lo que la cláusula 7.5 te exige demostrar — y todo lo que un Drive no puede darte.
Una sola versión vigente. Siempre.
El auditor no pregunta si tienes el procedimiento. Pregunta si el operador está usando la versión correcta. Consultto guarda cada revisión con su fecha, su autor y qué cambió — y publica una sola versión vigente para toda la organización. Las anteriores quedan archivadas y trazables, nunca circulando.
Historial de versiones · 8 revisiones
Actualización cláusula 7.5.3 — control de documentos externos
Se incorpora matriz de distribución por puesto
Revisión anual — sin cambios de fondo
Se agrega flujo de aprobación digital
Elaboró, revisó y aprobó — sin imprimir nada
El flujo de aprobación vive dentro del sistema: cada documento pasa por quien debe elaborarlo, revisarlo y autorizarlo, y cada firma queda sellada con usuario, fecha y hora. Cuando el auditor pide la evidencia de la cláusula 7.5.2, la abres en pantalla en vez de buscar una carpeta con hojas firmadas.
Elaboró
L. Ramírez · Coordinadora de Calidad
Revisó
M. García · Gerente de Operaciones
Aprobó
C. Duarte · Dirección General
Cada firma queda registrada con usuario, fecha y hora. Es la evidencia que el auditor pide en la cláusula 7.5.2.
El sistema te avisa antes de que sea un hallazgo
Cada documento tiene fecha de revisión. Consultto la vigila y avisa con anticipación a quien es responsable — no el día que vence, sino con tiempo para actuar. El Agente IA va más lejos: prepara el borrador de la revisión con los cambios que detectó desde la última versión.
Agente IA
La Matriz de Riesgos vence en 6 días. Preparé el borrador de la revisión con los cambios del último año. ¿La envío a revisión?
No es un chatbot. Es un agente que edita tus documentos.
La diferencia es la misma que entre preguntarle a alguien cómo se redacta un procedimiento y tener a alguien que lo redacta, lo versiona y lo deja en firma.
El agente de Consultto vive dentro de tu sistema documental. No te explica qué hacer: lo hace.
Carpetas compartidas vs. un sistema documental
No es que Drive esté mal. Es que Drive no sabe qué es una versión vigente, ni le importa que un documento venza.
01
Trabajo manual
Encontrar un documento
Buscar en carpetas compartidas, correos y el escritorio de quien lo redactó.
Saber cuál es la versión válida
Tres archivos llamados "final", "final_v2" y "final_ok". Nadie sabe cuál rige.
Aprobar un procedimiento
Imprimir, perseguir firmas, escanear y guardar el PDF en algún lado.
Documentos vencidos
Se descubren en la auditoría. Es hallazgo.
Evidencia para el auditor
Días armando carpetas para demostrar el control de la cláusula 7.5.
Qué requisito de la norma resuelve este módulo
Prácticamente todas las normas de gestión exigen control de la información documentada. Cambia el número de cláusula, no el requisito.
Cláusula 7.5
ISO 9001:2015
Información documentada: creación, actualización y control de documentos y registros.
Cláusula 7.5
ISO 14001:2015
Control de la información documentada del sistema de gestión ambiental.
Cláusula 7.5
ISO 45001:2018
Información documentada de seguridad y salud, disponible donde se necesita.
Cláusula 7.5.3.2.1
IATF 16949
Retención de registros y control de documentos de ingeniería del cliente.
Cláusula 7.5
ISO 22000:2018
Control de la documentación del plan de inocuidad y sus registros.
Cláusula 7.5
ISO 27001:2022
Información documentada del SGSI, con control de acceso por rol.
¿No ves tu norma en la lista?
FSSC 22000, BRC, AS9100, ISO 13485, HACCP… todas exigen control de la información documentada. Escríbenos qué norma certificas y te decimos cómo queda tu documentación dentro del sistema.
Escríbenos por WhatsAppTodo lo que necesitas saber
Sí. Se cargan tus documentos actuales — Word, Excel, PDF — y se les asigna código, versión, responsable y fecha de revisión. No empiezas de cero: empiezas desde donde estás. La carga inicial es parte de la implementación y no la haces solo.
Para cualquiera. El control de la información documentada es un requisito común a prácticamente todas las normas de gestión — ISO 9001, 14001, 45001, IATF 16949, ISO 22000, ISO 27001. El módulo es el mismo; lo que cambia es la estructura documental que la norma te exige.
No puede. Solo la versión vigente está publicada y accesible para el equipo; las anteriores quedan archivadas con acceso restringido para consulta histórica. Ese es justamente el control que la cláusula 7.5 te exige demostrar.
El Agente IA genera borradores a partir de tu norma, tu industria y lo que ya existe en tu sistema — y prepara las revisiones cuando un documento está por vencer. Pero el documento lo aprueba una persona: la firma es tuya, y la responsabilidad también.
Sí. El acceso es por rol y por área: cada persona ve lo que le corresponde a su puesto. Esto importa especialmente en ISO 27001 y en cadenas de suministro donde manejas documentos de ingeniería del cliente.
Depende de dónde arrancas, pero el punto de partida no es una hoja en blanco: se carga lo que ya tienes y el Agente IA redacta los borradores de lo que falta. La mayoría de las empresas tiene su estructura documental completa en semanas, no en meses.
Sí. Cada aprobación queda registrada con usuario, fecha y hora, y es trazable en el historial del documento. El auditor no te pide papel: te pide evidencia de que el documento lo revisó y lo aprobó quien debía, y eso es exactamente lo que queda.
Siempre lo fueron. Puedes exportar todo cuando quieras — documentos vigentes, versiones anteriores e historial de aprobaciones — sin pedir permiso y sin costo. Tu sistema de gestión no queda secuestrado en nuestro software.
Te mostramos tu propia documentación dentro del sistema
En la demo cargamos un par de tus procedimientos reales y ves cómo quedan versionados, aprobados y vigilados. Sin presentaciones genéricas.
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