Qué es un círculo de calidad y cómo funciona

En una planta de estampado, el alimentador de una troqueladora se atoraba dos o tres veces por turno. Ingeniería había cambiado sensores y ajustado la velocidad sin resultado. Un operador del segundo turno comentó en el comedor que el problema empezaba cuando llegaba lámina de cierto proveedor con la orilla ligeramente ondulada. Lo sabía desde hacía meses. Nadie le había preguntado.

Qué es un círculo de calidad

Un círculo de calidad es un grupo pequeño de trabajadores, normalmente de cinco a diez personas de una misma área, que se reúne de forma periódica para identificar, analizar y resolver problemas relacionados con su trabajo. La idea la impulsó Kaoru Ishikawa en Japón a principios de los años sesenta, con el argumento de que quien hace el trabajo todos los días es quien mejor conoce sus fallas. La participación suele ser voluntaria y el grupo tiene un líder, casi siempre el supervisor del área.

Cómo funciona

• —El grupo se reúne con una frecuencia fija, por ejemplo una hora a la semana, dentro del horario laboral.
• —Elige un problema de su área, con datos que muestren su frecuencia o su impacto.
• —Analiza las causas con herramientas básicas: hoja de verificación, Pareto, Ishikawa, histograma.
• —Propone una solución, la presenta a la dirección o al responsable del área y, si se aprueba, la implementa.
• —Verifica el resultado con los mismos datos del inicio y estandariza lo que funcionó.
• —Elige el siguiente problema y repite el ciclo.

En qué se diferencia de otros equipos de mejora

Un evento kaizen reúne a un equipo multifuncional durante unos días para atacar un problema concreto de forma intensiva. Un proyecto Six Sigma lo dirige un especialista con método DMAIC y puede durar meses. El círculo de calidad es permanente, está formado por gente de la misma área y trabaja a ritmo constante sobre problemas de su propio entorno. Su valor no está en la magnitud de cada mejora, sino en que la mejora se vuelve parte de la rutina del área.

Su relación con la ISO 9001

La ISO 9001 no menciona los círculos de calidad, pero pide en 5.1.1 que la alta dirección promueva la mejora, en 7.3 que las personas sean conscientes de su contribución a la eficacia del sistema y en 10.3 que la organización mejore continuamente. Un círculo de calidad bien documentado es evidencia de los tres requisitos, porque muestra a personas de la operación detectando problemas, proponiendo acciones y midiendo resultados.

Por qué fracasan

• —La dirección no responde a las propuestas o tarda meses en aprobarlas, y el grupo deja de reunirse.
• —Se eligen problemas que el área no puede resolver sola, como decisiones de compras o de diseño.
• —Las reuniones se vuelven sesiones de queja sin datos ni método.
• —No se reconoce el trabajo del grupo ni se comunican sus resultados al resto de la planta.

Cómo se documenta

Para que el círculo deje huella, cada problema debe registrarse con sus datos iniciales, el análisis, la acción y el resultado. Un Software de mejora continua y proyectos de mejora permite dar de alta cada proyecto del grupo, asignar responsables y fechas, y medir el antes y el después, de modo que la dirección vea en un solo lugar lo que cada círculo ha logrado.

En resumen

El círculo de calidad es un grupo estable de trabajadores de una misma área que resuelve, con datos y herramientas básicas, los problemas de su propio trabajo. Funciona cuando la dirección responde a sus propuestas y cuando cada mejora queda medida y estandarizada.