Qué es el cuestionario de autoevaluación de proveedores

Una empresa de envases metálicos dio de alta a un proveedor de barniz porque su cuestionario venía impecable: sistema de calidad documentado, laboratorio propio, equipos calibrados y control de cambios. Al primer problema de adherencia pidieron los registros de calibración del viscosímetro y no existían. El laboratorio era una mesa con dos instrumentos. Nadie había pedido evidencia de nada de lo que el proveedor marcó.

Qué es el cuestionario de autoevaluación

El cuestionario de autoevaluación de proveedores es un formato que la organización envía a un proveedor potencial o actual para que describa su capacidad: sistema de gestión, certificaciones, procesos, equipos, controles de calidad, capacidad instalada, situación financiera y, cada vez más, cumplimiento ambiental, laboral y ético. Es una herramienta de evaluación inicial que permite decidir si vale la pena avanzar a una auditoría, a muestras o directamente a la aprobación.

Qué debe incluir

• —Datos generales y alcance: productos o servicios que ofrece, plantas, capacidad y clientes principales.
• —Sistema de gestión: certificaciones vigentes, con número de certificado y organismo que lo emitió.
• —Control de procesos: cómo controla la producción, qué inspecciones hace y con qué frecuencia.
• —Metrología: lista de equipos de medición críticos y cómo se calibran.
• —Trazabilidad y control de cambios: cómo identifica sus lotes y cómo avisa al cliente antes de cambiar un material o un proceso.
• —Producto no conforme y acciones correctivas: cómo responde a una queja y en cuánto tiempo.
• —Requisitos específicos del sector: inocuidad, seguridad de la información, responsabilidad social o los que apliquen.

Su lugar en la ISO 9001

La ISO 9001 pide en 8.4.1 determinar y aplicar criterios para la evaluación, la selección, el seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos, y conservar información documentada de esas actividades. El cuestionario es una forma de aplicar esos criterios en la selección, sobre todo cuando no se justifica una auditoría en sitio para cada proveedor. El peso del cuestionario dentro de la evaluación debe ser proporcional al impacto del proveedor en el producto.

Cómo hacer que sirva

• —Pedir evidencia para las preguntas clave: copia del certificado, un registro de calibración, un ejemplo de reporte de inspección.
• —Asignar un puntaje a cada sección y definir el mínimo para aprobar.
• —Ajustar la profundidad del cuestionario al riesgo del proveedor: no se le pregunta lo mismo a quien surte papelería que a quien surte materia prima.
• —Verificar las respuestas de mayor riesgo en una auditoría o con la inspección de los primeros lotes.
• —Pedir que se actualice cuando cambien las condiciones del proveedor o en la reevaluación periódica.

Cómo se sostiene

Cuando el cuestionario se envía por correo y vuelve en una hoja de cálculo, las respuestas y las evidencias quedan dispersas. Un Software de gestión y evaluación de proveedores permite enviar el cuestionario, recibir las evidencias adjuntas, calcular el puntaje y conservar el historial de cada proveedor junto con sus evaluaciones posteriores.

En resumen

El cuestionario de autoevaluación es el primer filtro para seleccionar proveedores: describe su sistema, sus procesos y sus controles. Sirve cuando sus preguntas se ajustan al riesgo del proveedor, cuando cada respuesta clave viene con evidencia y cuando sus resultados se verifican después con auditorías o con el desempeño real de las entregas.