Qué información documentada exige la ISO 14001

La auditoría de certificación iba bien hasta que el auditor abrió la matriz de aspectos ambientales y preguntó por qué el consumo de gas natural era significativo y la generación de lodos de la planta de tratamiento no. La responsable de medio ambiente lo explicó de memoria: lo habían decidido en una reunión con base en el volumen y en la legislación. Pero los criterios no estaban escritos en ningún lado, y la ISO 14001 pide que lo estén.

Qué es la información documentada

Desde la versión 2015, la ISO 14001 dejó de hablar de documentos y registros y usa un solo término: información documentada. La distingue por el verbo. Cuando la norma dice mantener, se refiere a información que describe cómo se hacen las cosas y se actualiza, lo que antes se llamaba documento. Cuando dice conservar, se refiere a evidencia de lo que ocurrió, que no se modifica, lo que antes se llamaba registro. El requisito 7.5 pide además controlar su creación, actualización, distribución, acceso, almacenamiento y conservación.

Lo que hay que mantener

• —El alcance del sistema de gestión ambiental (4.3).
• —La política ambiental (5.2).
• —Los riesgos y oportunidades que hay que abordar, y los procesos de 6.1.1 a 6.1.4 en la medida necesaria para tener confianza en que se llevan a cabo (6.1.1).
• —Los aspectos ambientales y sus impactos, los criterios para determinar su significancia y los aspectos significativos (6.1.2).
• —Los requisitos legales y otros requisitos aplicables (6.1.3).
• —Los objetivos ambientales y la planificación para lograrlos (6.2).
• —El control operacional y la preparación y respuesta ante emergencias, en la medida necesaria para tener confianza en que se llevan a cabo como se planificó (8.1 y 8.2).

Lo que hay que conservar

• —La evidencia de la competencia de las personas (7.2).
• —La evidencia de las comunicaciones, según corresponda (7.4).
• —Los resultados del seguimiento, la medición, el análisis y la evaluación, con equipos calibrados o verificados (9.1.1).
• —Los resultados de la evaluación del cumplimiento legal (9.1.2).
• —La implementación del programa de auditoría y sus resultados (9.2.2).
• —Los resultados de la revisión por la dirección (9.3).
• —La naturaleza de las no conformidades, las acciones tomadas y sus resultados (10.2).

Lo que la norma ya no exige

La ISO 14001 no exige un manual ambiental ni un procedimiento escrito para cada requisito. Cada organización decide qué información adicional necesita según su tamaño, la complejidad de sus procesos y la competencia de su gente (7.5.1). Eso no significa documentar menos por sistema: un procedimiento de manejo de residuos peligrosos o una instrucción de operación de la planta de tratamiento pueden ser indispensables para cumplir con la ley, aunque la norma no los nombre.

Errores frecuentes

• —Tener la matriz de aspectos con el resultado, pero no los criterios con los que se evaluó.
• —Guardar la lista de requisitos legales sin evidencia de la evaluación de su cumplimiento.
• —Actualizar documentos sin control de versiones, con copias viejas circulando en piso.
• —Confundir los formatos en blanco con los registros llenos que la norma pide conservar.

Cómo se sostiene

La información documentada de un sistema ambiental vive repartida entre la planta, el área de seguridad y medio ambiente, mantenimiento y la dirección. Un Software de gestión documental para sistemas de gestión concentra lo que hay que mantener con su versión vigente, su responsable y su fecha de revisión, y separa lo que hay que conservar con su tiempo de retención, de modo que la evidencia aparezca cuando la piden y no cuando se reconstruye.

En resumen

La ISO 14001 usa el término información documentada y lo divide por el verbo: mantener para lo que describe el sistema y conservar para la evidencia. Nombra siete elementos que hay que mantener, desde el alcance hasta el control operacional, y siete tipos de evidencia que hay que conservar, desde la competencia hasta las acciones correctivas. Todo lo demás lo decide la organización según lo que necesita para operar con control.