Qué es la lista de proveedores aprobados

En la auditoría de un fabricante de equipo eléctrico, el auditor tomó cinco órdenes de compra al azar y las cruzó con la lista de proveedores aprobados. Cuatro coincidían. La quinta era de un proveedor de recubrimientos que calidad había suspendido seis meses antes por dos lotes rechazados. La suspensión estaba en la lista, pero el proveedor seguía activo en el sistema de compras y nadie había hecho el enlace.

Qué es la lista de proveedores aprobados

La lista de proveedores aprobados, conocida también como ALP o AVL por sus siglas en inglés, es el registro de los proveedores externos que la organización evaluó y autorizó para suministrar ciertos productos o servicios. Su función es simple: que compras solo coloque órdenes con proveedores que ya demostraron que pueden cumplir. No es un directorio de contactos; cada línea es una autorización con alcance y condiciones.

Qué debe incluir

• —Nombre del proveedor y lo que se le aprueba suministrar: familia de productos, número de parte o tipo de servicio.
• —Estatus: aprobado, aprobado con condiciones, en desarrollo, suspendido o dado de baja.
• —Fecha y base de la aprobación: auditoría, cuestionario, muestras, historial o certificación.
• —Certificaciones relevantes y su fecha de vencimiento.
• —Calificación de la última evaluación de desempeño.
• —Fecha de la próxima reevaluación.

Qué dice la ISO 9001

La ISO 9001 no menciona la lista por nombre. Lo que pide en 8.4.1 es determinar y aplicar criterios para evaluar, seleccionar, dar seguimiento al desempeño y reevaluar a los proveedores externos, y conservar información documentada de esas actividades y de las acciones que surjan. La lista de proveedores aprobados es la forma más común de mostrar el resultado de esos criterios en un solo lugar, y de que cualquier persona de compras sepa a quién sí y a quién no.

Errores frecuentes

• —Incluir a todos los proveedores con los que alguna vez se compró, sin evaluación de por medio.
• —Aprobar al proveedor en general, sin definir para qué productos o servicios.
• —Suspender a un proveedor en la lista sin bloquearlo en el sistema de compras.
• —Dejar vencer certificados sin que el estatus cambie.
• —No incluir proveedores de servicios que afectan la calidad, como calibración, transporte o maquila.

Cómo se mantiene al día

La lista solo es confiable si cambia en cuanto cambia la situación del proveedor. Un Software de gestión y evaluación de proveedores permite registrar el alcance de cada aprobación, ligarla a las evaluaciones de desempeño, avisar cuando un certificado está por vencer y mostrar el estatus actual a compras, de modo que una suspensión no se quede en un archivo de calidad.

En resumen

La lista de proveedores aprobados dice a quién se le puede comprar, qué y bajo qué condiciones. Funciona cuando cada aprobación tiene alcance, base y fecha de reevaluación, y cuando compras consulta la versión vigente antes de cada orden.