Qué es el método Kepner-Tregoe para analizar problemas

Una planta de inyección de plástico empezó a encontrar rebaba en una tapa que llevaba años sin problemas. El equipo hizo un Ishikawa y salieron ocho causas posibles: la resina, la humedad, la temperatura del molde, la presión, el desgaste del molde, el operador, el ajuste del turno de noche y el mantenimiento. Pasaron tres semanas ajustando parámetros sin resultado. Nadie había preguntado en qué máquinas, en qué cavidades y desde qué día aparecía la rebaba.

Qué es el método Kepner-Tregoe

El método Kepner-Tregoe es un enfoque racional para resolver problemas y tomar decisiones, desarrollado por Charles Kepner y Benjamin Tregoe a finales de los años cincuenta. Su premisa es que la causa de un problema casi siempre está en un cambio, y que se encuentra describiendo con precisión qué es el problema y qué no es, en lugar de proponer causas a partir de la experiencia.

Sus cuatro procesos

• —Análisis de la situación: separa las preocupaciones, las ordena por prioridad y decide cuál se atiende primero y con qué proceso.
• —Análisis del problema: busca la causa de una desviación entre lo que debería pasar y lo que pasa.
• —Análisis de la decisión: elige entre alternativas con objetivos obligatorios y deseables, y evalúa los riesgos de cada opción.
• —Análisis de problemas potenciales: anticipa lo que puede salir mal en un plan y define acciones preventivas y contingentes.

Cómo se hace el análisis del problema

• —Enunciar la desviación en una frase: qué objeto tiene qué defecto.
• —Especificar el problema en cuatro dimensiones, qué, dónde, cuándo y cuánto, anotando en cada una lo que es y lo que podría ser pero no es.
• —Buscar las distinciones: qué tiene de particular lo que sí falla frente a lo que no falla.
• —Buscar los cambios: qué cambió en esas distinciones y cuándo.
• —Formular causas posibles a partir de los cambios y probarlas contra la especificación: la causa verdadera debe explicar tanto lo que es como lo que no es.
• —Verificar la causa más probable con una prueba en el proceso antes de cerrar.

En la planta de inyección, la especificación mostró que la rebaba aparecía solo en la cavidad 3 de un molde, desde el lunes en que regresó de reparación. Ninguna de las ocho causas del Ishikawa explicaba por qué una sola cavidad. La causa estaba en el ajuste de cierre que se hizo en la reparación.

Su relación con la ISO 9001

La ISO 9001 pide en 10.2.1 evaluar la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no conformidad, revisándola, analizándola y determinando sus causas. La norma no exige un método, pero un auditor espera ver que la causa declarada se sostiene con datos. El análisis del problema de Kepner-Tregoe deja esa evidencia por escrito: la especificación, las distinciones, los cambios y la prueba de cada causa.

Cómo se sostiene

El método funciona cuando cada no conformidad importante tiene su especificación y su prueba de causas registradas, y no solo la conclusión. Un Software de no conformidades y acciones correctivas permite documentar el análisis junto a la no conformidad, ligar la causa verificada con las acciones y revisar después si el problema volvió a aparecer.

En resumen

El método Kepner-Tregoe tiene cuatro procesos: análisis de la situación, del problema, de la decisión y de problemas potenciales. El análisis del problema describe qué es y qué no es la desviación, busca las distinciones y los cambios, y acepta solo la causa que explica ambos lados de la especificación.