Qué es la codificación de documentos y cómo se define

En una planta de autopartes, el auditor pidió el procedimiento de control de producción. Le entregaron tres. Uno lo había escrito el jefe del primer turno, otro el del segundo y el tercero era una versión que alguien había mejorado y guardado en su computadora. Los tres tenían el mismo título y ninguno tenía clave ni número de revisión. Nadie pudo decir cuál era el vigente.

Qué es la codificación de documentos

La codificación es la asignación de una clave única a cada documento del sistema de gestión, que lo identifica sin depender de su título. La clave permite saber de un vistazo qué tipo de documento es y a qué proceso pertenece, buscarlo en la lista maestra y relacionarlo con otros documentos. Junto con el número de revisión, es lo que distingue una versión de otra.

Cómo se estructura una clave

La estructura más común combina tres o cuatro elementos separados por guiones: tipo de documento, proceso o área, y un número consecutivo. Por ejemplo, PR-PRO-003 sería el tercer procedimiento de producción, e IT-PRO-003-02 la segunda instrucción de trabajo que deriva de él.

• —Tipo de documento: MC para manual, PR para procedimiento, IT para instrucción de trabajo, F para formato, ES para especificación.
• —Proceso o área: CAL para calidad, PRO para producción, COM para compras, MAN para mantenimiento, RH para recursos humanos.
• —Consecutivo: un número de dos o tres dígitos que no se reutiliza aunque el documento se dé de baja.
• —Revisión: se maneja como un dato aparte, por ejemplo Rev. 04, y no como parte de la clave, para que el código no cambie con cada actualización.

Qué exige la norma

La ISO 9001 pide en 7.5.2 que, al crear y actualizar la información documentada, se asegure su identificación y descripción, y da como ejemplos el título, la fecha, el autor o un número de referencia. No exige un código, pero sí que cada documento se pueda identificar sin ambigüedad. En 7.5.3 pide además controlar las versiones y evitar el uso de información obsoleta, algo muy difícil de cumplir si los documentos no tienen una clave estable.

Errores frecuentes

• —Incluir en la clave el nombre del responsable o el departamento, que cambian con las reestructuras.
• —Reutilizar el consecutivo de un documento dado de baja, lo que mezcla historiales.
• —Codificar los procedimientos pero no los formatos, que son los que generan los registros.
• —Tener una regla de codificación que nadie documentó, de modo que cada área inventa la suya.

Cómo se sostiene

La codificación se mantiene cuando está escrita en el procedimiento de control de documentos y cuando no depende de que alguien recuerde el último número usado. Un Software de gestión documental para sistemas de gestión permite asignar la clave de forma automática según el tipo y el proceso, llevar la revisión por separado y mostrar siempre la versión vigente.

En resumen

La codificación asigna a cada documento una clave única, normalmente con tipo, proceso y consecutivo, y deja la revisión como un dato aparte. La ISO 9001 no la exige con ese nombre, pero sí pide identificar cada documento y controlar sus versiones, y una clave estable es la forma más sencilla de lograrlo.